Kaffeemaschine für Unternehmen: Welches Bezahlsystem ist das richtige?

👉Sie haben entschieden, in Ihrem Unternehmen kostenpflichtigen Kaffee anzubieten ? 
👉Sie besitzen ein Geschäft und möchten Ihr Angebot erweitern, indem Sie Ihren Kunden Kaffee anbieten ? 

Wenn Sie in eine dieser beiden Kategorien fallen, sollte dieser Leitfaden einige Ihrer Fragen beantworten.

Laut einer Umfrage auf Kununu konsumieren 47 % der Deutschen Heißgetränke, die sie an einem Kaffeevollautomaten an ihrem Arbeitsplatz kaufen.

Wenn ein Unternehmen kostenpflichtigen Kaffee, Tee oder heiße Schokolade anbietet, kann dies eine zusätzliche Einnahmequelle schaffen, die unter anderem Folgendes ermöglicht:

• Die Investition in eine professionelle Kaffeemaschine oder einen Kaffeeautomaten rentabel zu machen,
• Die Kosten für die Miete einer automatischen Kaffeemaschine zu refinanzieren,
• Die laufenden Kosten für Verbrauchsmaterialien (Kaffeebohnen oder Kapseln, Zucker, Pappbecher usw.) zu decken, 
• Die Wartungskosten der Maschine abzudecken.

Nun stellt sich die Frage, welches Bezahlsystem Sie einführen sollten. Da Verbraucher immer seltener Kleingeld dabeihaben, gibt es mittlerweile neue, innovative und bargeldlose Alternativen zu herkömmlichen Münzsystemen.

Welche Bezahlsysteme eignen sich also am besten für Ihre Firmenkaffeemaschine ?

Kaffee im Unternehmen – kostenlos oder kostenpflichtig ?

Bevor Sie sich mit den verschiedenen bestehenden Bezahlsystemen befassen, sollten Sie sich fragen, ob sich der Einsatz eines solchen Systems für Ihre Kaffeemaschine überhaupt lohnt. Was sind Ihre Ziele ?

Den Kaffee im Büro kostenlos anzubieten wird von den Mitarbeitern als Vorteil angesehen. Tatsächlich betrachten 90 % der Deutschen laut einer Umfrage kostenlosen Qualitätskaffee im Unternehmen als Zeichen der Wertschätzung durch die Geschäftsleitung.

Damit bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen sozialen Vorteil zu geringen Kosten, da das kostenlose und unbegrenzte Anbieten von Kaffee für alle Mitarbeitenden rund 9 € pro Monat und pro Person kostet (für hochwertigen Bohnenkaffee).

Wenn Ihr Unternehmen zudem nur wenige Mitarbeiter beschäftigt, kann es sogar wirtschaftlich sinnvoller sein, den Kaffee kostenlos anzubieten, anstatt ein Bezahlsystem zu installieren, das zusätzliche Kosten verursacht (Anschaffung, Verwaltung, Wartung usw.).

Wenn Sie weder einen 100 % kostenlosen noch einen 100 % kostenpflichtigen Kaffee anbieten möchten, gibt es alternative Lösungen, die darauf abzielen :

• Kaffee nur in bestimmten Situationen anzubieten, z. B. während Teambuilding-Stunden, an einem bestimmten Wochentag oder für Mitarbeiter, die ihren eigenen Becher verwenden.
• Einen Teil der Kaffeekosten zu übernehmen, sodass der Kaffee für die Mitarbeiter günstiger wird und gleichzeitig Ihr Budget ausgeglichen bleibt.

💡 Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, lesen Sie unseren praktischen Leitfaden : „Kaffee im Unternehmen – kostenlos oder kostenpflichtig?“ Wenn Sie den Kaffee kostenpflichtig machen möchten – ob in Ihrem Unternehmen oder Geschäft –, werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Bezahlsysteme für Kaffeemaschinen.

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es für einen Kaffeevollautomaten ? 

Neben dem klassischen Münzsystem, das Barzahlung akzeptiert, gibt es heute viele innovative Bezahllösungen. 

Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die verschiedenen Bezahlsysteme für Kaffeevollautomaten. Alles erhältlich bei Pleyce! 

Bezahlung mit Münzsystem (Barzahlung)

Ein Münzsystem ist ein Gerät, das Bargeld (Münzen und Scheine) vollständig autonom verarbeitet: Es zählt, wechselt und speichert das Geld. Viele Verkaufsautomaten sind bereits damit ausgestattet, und es ist auch möglich, bestimmte gewerbliche Kaffeemaschinen mit einem Münzsystem auszustatten.

✅ Vorteile des Münzsystems 

• Für die breite Öffentlichkeit zugänglich : Auch wenn immer weniger Menschen Kleingeld bei sich tragen, bleibt Barzahlung weiterhin die günstigste und einfachste Lösung, da sie keine Technologie oder Zugangskarte erfordert. So kann auch eine zufällige Besucherin oder ein externer Gast problemlos einen Kaffee genießen.
• Unabhängig vom Internetzugang : Es ist kein WLAN erforderlich, um das Münzsystem zu nutzen. Diese Zahlungsmethode eignet sich daher besonders für Orte ohne Internetverbindung.

❌ Nachteile des Münzsystems 

• Sammeln und Verwalten des Bargelds : Das Münzsystem erfordert regelmäßige manuelle Handhabung: Geld einsammeln, zählen und zur Bank bringen. Außerdem sollte immer ein Wechselgeldbestand vorhanden sein, damit die Maschine nach den ersten Verkäufen Rückgeld geben kann. Bei Pleyce wird empfohlen, einen Vorrat von rund 30 Münzen pro Wertung (mindestens 25 €) bereitzuhalten.
• Risiko von Diebstahl : Da sich das Geld dauerhaft in der Maschine befindet, ist sie ein potenzielles Ziel für Vandalismus.

Kontaktlose Zahlung per Bankkarte 

Manchmal hat man Lust auf einen Kaffee – aber kein Kleingeld dabei! Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden daher die Möglichkeit, ihren Kaffee mit Bankkarte kontaktlos zu bezahlen.
Diese Zahlungsart funktioniert besonders schnell. Das verwendete Terminal ist dasselbe wie bei der Zahlung per Smartphone (siehe weiter unten).

✅ Vorteile der kontaktlosen Kartenzahlung 

• Kein Bargeld nötig : Die Zahlung per Karte ist für Nutzer bequemer und fördert Spontankäufe. Sie verkürzen die Wartezeiten an der Kaffeemaschine und steigern den Getränkeabsatz. Außerdem können Sie den Preis beliebig festlegen.
• Einfaches Systemmanagement : Die Verwaltung Ihres Zahlungsterminals kann zentralisiert werden, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen und Kosten zu kontrollieren. Gleichzeitig sinkt das Risiko technischer Störungen deutlich.
• Sichere Transaktionen und bessere Nachverfolgbarkeit : Alle Zahlungsvorgänge laufen über das Internet und müssen von der Bank des Nutzers autorisiert werden. Dadurch wird das Risiko von Betrug stark reduziert. Da sich kein Bargeld in der Maschine befindet, ist sie zudem weniger anfällig für Vandalismus.

❌ Nachteile der kontaktlosen Kartenzahlung

• Bankgebühren : Für den Betreiber der Kaffeemaschine entstehen Kosten durch Abonnements, Transaktionsgebühren und Provisionen.
• Begrenzter Zahlungsbetrag : Der Höchstbetrag für kontaktlose Zahlungen ist begrenzt, wurde jedoch auf 50 € angehoben – ausreichend für viele Kaffees und Heißgetränke.

Bezahlung per Firmenausweis oder Prepaid-Karte

ChatGPT:

Sie können Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, ihren Kaffee mit ihrem Firmenausweis oder einer Prepaid-Karte zu bezahlen. Dazu müssen sie ihren Ausweis oder ihre Karte an speziellen Terminals mit dem gewünschten Betrag aufladen. Wenn der Benutzer an der Maschine einen Kaffee bestellt, wird der Preis des Getränks automatisch vom Guthaben abgezogen.

Die Bezahlung per Firmenausweis funktioniert über einen RFID-Chip, der in verschiedenen Formen erhältlich ist: Ausweis, Karte, Armband oder Schlüsselanhänger.

Es gibt verschiedene Auflade-Technologien, z. B. über die Registrierkasse, eine spezielle Software oder direkt an der Maschine, falls diese mit einem Münzsystem oder Kartenterminal ausgestattet ist. Auch eine nachträgliche Abrechnung ist möglich.

✅ Vorteile der Bezahlung per Firmenausweis oder Prepaid-Karte

• Kein Zahlungsmittel erforderlich : Selbst wenn Mitarbeitende ihr Portemonnaie vergessen, können sie ihren Kaffee genießen, sofern ihr Ausweis aufgeladen ist.
• Kontrolliertes Budget für Mitarbeitende : Sie können nur den Betrag ausgeben, der auf ihrem Ausweis oder ihrer Karte verfügbar ist.  
• Möglichkeit für den Arbeitgeber, Getränke zu subventionieren : Es ist möglich, Ausweise nach Abteilungen oder Hierarchiestufen zu segmentieren und bestimmte Mitarbeitende ganz oder teilweise zu entlasten.
• Ein Ausweis für mehrere Zwecke : Der gleiche Firmenausweis kann auch für andere Systeme genutzt werden – etwa für den Zugang zum Gebäude, den Parkplatz oder Drucker.  

❌ Nachteile der Bezahlung per Firmenausweis oder Prepaid-Karte

• Verwaltung von Ausweisen und Karten : Die Herstellung und Verwaltung (insbesondere bei Verlust) verursacht Kosten und administrativen Aufwand.. 
• Eingeschränkte Nutzung außerhalb des Unternehmens : Wenn Ihre Kaffeemaschine öffentlich zugänglich ist, muss eine alternative Zahlungsoption angeboten werden.

Bezahlung mit Smartphone oder Smartwatch 

Die Bankdaten sind auf der SIM-Karte des Smartphones gespeichert und werden einfach vom Zahlungsterminal gelesen. Es genügt, dank des NFC-Lesers, das Telefon an das Zahlungsterminal zu halten, um zu bezahlen.

Für den Betreiber der Kaffeemaschine funktioniert das System ähnlich wie die kontaktlose Zahlung per Bankkarte, da das gleiche Terminal verwendet wird. Diese Zahlungsart hat den Vorteil, dass der Nutzer nur sein Smartphone, seinen Ring (ja, das gibt es mittlerweile) oder seine Smartwatch braucht, um seinen Kaffee zu bezahlen.

 💡 Eines Tages wird man vielleicht sogar mit dem eigenen Finger bezahlen können ! Ja, das ist keine Science-Fiction mehr. Einige Hersteller entwickeln bereits biometrische Zahlungsterminals für eine vollständig digitale Erfahrung. Wer sich darüber Sorgen macht, kann beruhigt sein. Das ist in unseren Büros und Geschäften in Deutschland noch nicht aktuell.  

✅ Vorteile der Bezahlung per Smartphone

• Einfache Bezahlung : Keine Bankkarte und kein Bargeld nötig, nur ein Smartphone, das die meisten Menschen ohnehin ständig bei sich haben. Diese Zahlungsweise wird von den Verbrauchern zunehmend bevorzugt. Schnelle Zahlungen erleichtern den Ablauf an der Kaffeemaschine und steigern somit den Umsatz.
• Keine Grenze für kontaktlose Zahlungen : Im Gegensatz zur Bankkarte gibt es bei der Smartphone-Zahlung kein Ausgabenlimit.
• Sichere Transaktionen : Die NFC-Technologie ist zuverlässig. Die SIM-Karte bietet denselben Sicherheitsstandard wie der Chip einer Bankkarte.

❌ Nachteile der Bezahlung per Smartphone

• Erforderliche App-Installation : Um das Smartphone zu nutzen, muss zuvor eine Anwendung wie Google Pay, Apple Pay oder Paylib installiert werden. Nicht alle Nutzer fühlen sich mit diesen Technologien vertraut oder wohl.

Bezahlung mit Jetons/Wertmarken 

Sie können sich auch für die Bezahlung mit Jetons entscheiden. Diese Lösung eignet sich besonders für Geschäfte wie Bäckereien. Ihr Funktionsprinzip ist dem des Firmenausweises ähnlich. Es ist möglich, einen Jeton im Austausch gegen einen festgelegten Betrag zu erhalten.

✅ Vorteile der Bezahlung mit Jetons

• Kontrolliertes Budget für Mitarbeitende : Mitarbeitende können nur so viele Jetons ausgeben, wie sie besitzen.   
• Möglichkeit, Getränke zu verschenken : Der Arbeitgeber kann Jetons an die Mitarbeitenden verteilen und so ganz oder teilweise die Getränke übernehmen. 
• Einfache Technik : Funktioniert mit einem einfachen Münzsystem oder einem Jetonmechanismus. Es ist kein Rückgeld nötig, da der Preis im Voraus in Jetons festgelegt wird. Beispiel : Ein Kaffee kostet 2 Jetons, 1 Jeton = 50 Cent.  

❌ Nachteile der Bezahlung mit Jetons

• Verwaltung der Jetons : Jetons verursachen Kosten, und deren Verwaltung (z. B. Verlust) kann aufwendig und teuer sein. 
• Nur für Mitarbeitende geeignet : Wenn Ihre Kaffeemaschine öffentlich zugänglich ist, muss eine alternative Zahlungsart angeboten werden.
• Vorheriger Kauf von Jetons nötig : Wie beim Ausweissystem muss ein separater Zahlungsweg vorhanden sein, um Jetons zu kaufen (bar, Karte). Ohne Jeton, kein Kaffee.

💡 Installation eines Bezahlsystems (Münzsystem, Zahlungsterminal usw.)

Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie prüfen :

• Ob die Kaffeemaschine für das gewünschte Bezahlsystem kompatibel ist;
• Ob Sie das System später erweitern oder in eine interne Lösung integrieren können.

Was ist mit Restaurantgutscheinen für die Kaffeemaschine ?  

Das Gesetz zur Stärkung der Kaufkraft vom August 2022 hat die Nutzung von Restaurantgutscheinen auf alle Lebensmittelprodukte ausgeweitet – einschließlich Kaffee.! Ab sofort können Verkaufsautomaten Restaurantgutscheine als Zahlungsmittel für Kaffee (und andere Heißgetränke) akzeptieren.

Restaurantgutscheine können in Form einer Prepaid-Karte oder als Papiergutschein vorliegen. 

• Mit Papiergutscheinen kann ein Ausweis oder Badge aufgeladen werden. 
• Mit einer Karte (oder direkt über die Smartphone-App) ist es möglich, den Kaffee kontaktlos zu bezahlen. Der Betrag wird direkt vom Guthaben abgebucht.

Einige Anbieter wie Swile bieten ausschließlich digitale Restaurantkarten an, während andere wie EdenRed weiterhin zusätzlich Papiergutscheine akzeptieren. 

Im Gegensatz zu Papiergutscheinen ist die Karte digital und ermöglicht eine Zahlung auf den Cent genau. 

Damit Mitarbeitende ihre Restaurantgutscheine verwenden können, sollte man einen Verkaufsautomaten wählen, der Zahlungen mit Restaurantgutscheinen zusätzlich zu Karten- und Münzzahlung akzeptiert.

Bonus : Bezahlung mit Kryptowährung

🗼 Eine futuristischere Zahlungsoption, mit dem Aufkommen der Blockchain wäre es theoretisch möglich, seinen Kaffee mit Kryptowährungen zu bezahlen ! Und warum nicht Ihren Mitarbeitenden anbieten, ihren Kaffee in Bitcoin zu bezahlen ?

Allerdings ist es noch ein weiter Weg, bis man seinen Kaffee tatsächlich mit Bitcoin bezahlen kann…😅  

Und unter uns gesagt … Das beste und einfachste Zahlungssystem bleibt immer noch, den Mitarbeitenden den Kaffee kostenlos anzubieten !