Kaffee im Unternehmen: kostenlos oder kostenpflichtig?

Kaffee anbieten oder nicht – das ist die Frage. ☕ 👉 71 % der Deutschen sehen kostenlosen Qualitätskaffee im Unternehmen als Zeichen der Wertschätzung seitens der Geschäftsleitung (Deutscher Kaffeeverband).. 

« Trinkst du einen Kaffee ?» : das ist wohl der angenehmste Satz, den man im Büro hört, wenn man eine Pause zwischen zwei Aufgaben braucht..

Laut einer Ifop-Umfrage sind 63 % der Befragten überzeugt, dass gemeinsames Kaffeetrinken am Arbeitsplatz unverzichtbar ist, um Teil eines Teams zu sein.”

Viele Arbeitgeber haben verstanden, dass diese informellen Momente an der Kaffeemaschine wichtig sind, um das Teamgefühl zu stärken, kurz durchzuatmen und sich auszutauschen.
Deshalb bieten manche Unternehmen ihren Mitarbeitenden kostenlosen Kaffee an – ein Angebot, das von vielen als selbstverständlich angesehen wird.

Doch bevor sie sich dafür entscheiden, stellen sich Unternehmen – insbesondere die Finanzabteilungen – berechtigte Fragen:

• Wie viel kostet es, Kaffee für alle bereitzustellen, und welche Vorteile bringt das?
• Wenn die Getränke kostenlos sind, verbringen die Mitarbeitenden dann zu viel Zeit an der Maschine?
• Gibt es Zwischenlösungen zwischen komplett kostenlos und kostenpflichtig, die Budget und Mitarbeiterzufriedenheit ausbalancieren?

Kostenloser oder kostenpflichtiger Kaffee im Büro? Folgen Sie unserem Leitfaden – wir beantworten alle Fragen zu diesem Thema.

Café gratuit en entreprise : quel budget pour l’employeur ?

Offrir le café aux salariés d’accord, mais combien ça coûte?

Et bien pas tant que ça ! Le prix du café gratuit au bureau n’est pas excessif. Pour le vérifier par vous-même, nous vous invitons à calculer le budget café en entreprise. Afin d’accomplir cela, vous devez déterminer :

1. Les besoins en café selon les effectifs et la consommation moyenne de tasse par jour: vous pouvez partir de l’effectif global de l’entreprise et le multiplier par 2 ;
2. Le prix du café et des consommables ;
3. Le coût de la machine à café (location ou achat) ;
4. Le coût des services liés à la machine à café d’entreprise (entretien, maintenance etc.)

Pour tout savoir sur le calcul de votre budget café au bureau, nous vous recommandons de consulter notre dossier : Le prix du café en entreprise

De plus, le prix du café n’est pas excessif en regard des avantages pour vos collaborateurs et votre entreprise.

Café gratuit pour vos collaborateurs : quels sont les avantages ?

Le café gratuit en entreprise : un quick win

💡 Chez Pleyce, nous avons fait le calcul et nous estimons qu’offrir le café gratuitement et en illimité à tous ses employés représente un coût d’environ 9€ mensuel par salarié (pour un café en grain de qualité). 

Or, le café constitue un avantage en nature non négligeable ! Pour mieux le comprendre, nous vous invitons à mettre en perspective ce coût avec ce que percevraient les salariés si l’entreprise décidait de le verser directement sur la fiche de paie. Compte tenu des charges sociales et des impôts à déduire, sur 9€ payés par l’entreprise, les salariés ne percevraient que 3,86€ nets de salaire.

Faites le test ! Demandez à vos collaborateurs ce qui les motive le plus :

• 3,86€ de plus sur leur fiche de paie chaque mois
• Ou un bon café gratuit et illimité tous les jours ?

Le café maximise la productivité

En effet, nous savons qu’un salarié heureux au travail est 12% plus productif* qu’un autre. Or, la pause-café est un de ces moments qui améliore le bien-être des équipes. Donc, le café rend productif ! (remarquez notre syllogisme de qualité).

Le café en entreprise est un levier efficace de motivation. Non seulement car il participe au bien-être des équipes via des moments de convivialité mais également car il possède des vertus en termes de santé.

Consommé avec modération, le café joue un rôle de booster d’énergie et améliore certaines capacités cognitives comme la vigilance ou le raisonnement logique.

*Selon une étude menée par 3 chercheurs de l‘université de Warwick 

Le café comme vecteur d’intégration dans l’entreprise

La pause-café est un moment idéal pour présenter de nouveaux embauchés au reste de l’équipe, ou à d’autres services. C’est souvent autour de la machine à café professionnelle que l‘on rencontre de nouvelles personnes puisque se mêlent les salariés et les managers, ainsi que les différents départements. 

Siroter son café en discutant renforce le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Les nouveaux embauchés se sentent ainsi immédiatement faire partie du groupe et adhèrent plus facilement à la culture d’entreprise. 

💡 Dans certaines organisations, il y a beaucoup de passage. Comment s’assurer que le café gratuit ne profite qu’aux membres de votre entreprise ? Il est possible de mettre en place un accès à la gratuité, par exemple via un système de badge.  

Quelles solutions alternatives au café gratuit ou payant en entreprise ?

👉 Vous n’avez pas le budget pour proposer à vos salariés un café gratuit et illimité ? 
👉 Vous souhaitez limiter la consommation de café à des temps de convivialité, afin d’associer le bon café à l’esprit d’équipe ?

Si pour autant, vous ne souhaitez pas rendre le café payant en permanence, il existe des solutions alternatives au café 100% gratuit ou 100% payant ! 

Voici quelques idées alternatives qui plaisent aux collaborateurs : 

• Prendre en charge une partie du budget café : vous pouvez prendre en charge une partie du prix du café. Ainsi les salariés paient leur café moins cher et l’entreprise maîtrise son budget ! Un win-win ! 
• Proposer une journée café illimitée :
  • exceptionnelle : cette solution peut-être intéressante pour les petites structures qui ont un budget très limité. Cependant, elle apporte son lot d’inconvénients. Le risque d’abus pour profiter au maximum de ce “cadeau” peut entraîner baisse de productivité et maux de ventre !
  • par semaine : vous envoyez un message positif de remerciement pour les efforts fournis, particulièrement si ce café gratuit est proposé le lundi ! De plus, ce moment revenant chaque semaine, vous ne créez pas de frustration conduisant à des risques d’abus. 
• Proposer des heures “café offert” : ces heures durant lesquelles le café est gratuit sont l’occasion de se réunir et d’échanger de manière informelle. L’entreprise offre à la fois une boisson mais aussi du temps d’échange convivial. 
• Proposer du café offert aux salariés utilisant un mug : pour encourager les collaborateurs à utiliser leur mug plutôt que des gobelets, offrez-leur un café gratuit soit en permanence, soit de temps en temps ! 

Café payant en entreprise : quelles solutions mettre en place ?

L’idéal est d’opter pour une solution permettant de proposer des temps durant lesquels le café sera gratuit et d’autres où il sera payant. Vous pouvez notamment installer des monnayeurs sur les machines et les distributeurs automatiques de café et boissons chaudes mis à disposition des collaborateurs que vous retirez pour les jours gratuits ! 

Si vous faites le choix d’une machine à café payante, vous pouvez choisir entre différents solutions de paiement : 

• Paiement par monnaie : peu pratique car cela demande d’avoir des pièces sur soi. De plus rassembler sa monnaie prend parfois un peu de temps surtout le lundi matin quand on a pas encore pris son premier café de la semaine !
• Paiement par carte de crédit : la CB, c’est pratique, surtout avec le sans contact, mais cela peut donner l’impression aux salariés de ne pas maîtriser leurs dépenses. Sans compter le risque de l’oublier dans un coin. 
• Paiement par badge : le système du badge d’entreprise que l’on recharge est pratique et permet aux salariés de maîtriser leur budget café. En effet, lorsque le crédit est vide, il n’est plus possible de consommer. 

💡 La culture du café payant est plutôt présente en Europe du Sud, notamment en France, Italie et Espagne. C’est l’inverse dans les pays Anglo Saxon. 

👉 Et vous, vous êtes plutôt café gratuit, café payant ou un peu des deux ? 

Vous avez besoin de conseils pour choisir la solution la plus adaptée à votre organisation et à votre budget ?