Kauf, Miete oder Bereitstellung einer Kaffeemaschine: Was ist die beste Wahl für Ihr Unternehmen?

Sie wissen, die Kaffeepause ist heillig! Kaffee gehört im Büro einfach dazu. Deshalb denken Sie vielleicht über eine Lösung nach, damit Ihr Team sich rund um die Kaffeemaschine treffen kann.
Aber Sie sind unsicher, welches Modell am besten passt: Kauf, Miete oder Leasing einer professionellen Kaffeemaschine ?  

Die verschiedenen Angebote sind oft schwer zu vergleichen.

👉 Kauf, Miete oder Leasing einer Kaffeemaschine fürs Unternehmen – welche Vorteile und Nachteile hat jede Option ?

Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie sich diese Fragen stellen : Welche Serviceleistungen brauchen Sie (Verbrauchsmaterial, Wartung, Austausch von Zubehör) ?

• Wissen Sie genau, welchen Maschinentyp Sie kurz-, mittel- und langfristig benötigen ?
• Wie hoch ist Ihr Budget ?
• Möchten Sie die Verwaltung Ihrer Kaffeemaschine selbst übernehmen oder lieber auslagern ? 
  
  ➝ Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir einen Vergleich der drei Modelle erstellt: Kauf, Miete und Bereitstellung einer Kaffeemaschine.
  

Kauf einer Kaffeemaschine: Sie sind Eigentümer Ihrer Maschine

Wenn Sie Eigentümer Ihrer Firmenkaffeemaschine werden möchten – hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie bei dieser Entscheidung berücksichtigen sollten.

Die Vorteile des Kaufs einer Kaffeemaschine 

Der erste große Vorteil: Sie sind der Eigentümer. Die Maschine gehört Ihnen, Sie haben die volle Kontrolle über Ihren Kaffee im Büro. 

Langfristig ist der Kauf einer Kaffeemaschine die wirtschaftlichste Lösung, da sich die Anschaffung schnell amortisiert. Besonders wenn Sie Kaffee im Unternehmen kostenpflichtig anbieten.

Beim Kauf einer Kaffeemaschine schließen Sie keinen Vertrag mit einem Anbieter ab. Keine Bindung, volle Freiheit. Sie entscheiden selbst, welchen Kaffee und welche Verbrauchsmaterialien wie Zucker oder Becher Sie verwenden und wo Sie diese beziehen. Für guten Kaffee im Büro empfehlen wir Bohnenkaffee aus lokaler Röstung.

Sie sind vollständig eigenständig bei der Verwaltung und Pflege Ihrer Kaffeemaschine im Unternehmen. Tipp: Binden Sie Ihr Team in die Reinigung oder Pflege der Maschine ein, zum Beispiel im Austausch für kostenlosen Kaffee.

Wenn Ihre Mitarbeitenden das nicht übernehmen möchten, bietet Pleyce auf Wunsch einen Wartungsvertrag für Ihre gekaufte Kaffeemaschine an.
Wir sorgen dafür, dass Ihre Maschine immer einsatzbereit bleibt.

✅ Vorteile im Überblick : 

• Eigentümer der Kaffeemaschine,
• Wirtschaftlichste Lösung auf lange Sicht, 
• Kein Vertrag, keine Bindung,
• Freie Auswahl bei Kaffee und Zubehör.

Die Nachteile beim Kauf einer Kaffeemaschine 

Der Kauf einer Kaffeemaschine für das Unternehmen hat auch einige Nachteile. Obwohl dies langfristig meist die günstigste Lösung ist, erfordert sie eine ausreichende finanzielle Reserve für die Anschaffung der Maschine oder des Automaten. Professionelle Kaffeemaschinen mit Mahlwerk haben in der Regel einen hohen Anschaffungspreis.

Der Kauf einer eigenen Kaffeemaschine setzt voraus, dass Sie Ihren Bedarf genau kennen, besonders beim Verbrauchsvolumen. Ihre Wahl sollte auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen, etwa einen Umzug, eine Vergrößerung der Büroräume oder mehr Mitarbeitende. Ein Modell kann schnell nicht mehr passen, wenn sich Ihr Kaffeebedarf ändert oder die Maschine falsch dimensioniert wurde. In diesem Fall tragen Sie die Kosten für eine Neuanschaffung selbst. Die Eigenständigkeit bei Wartung und Kaffeewahl ist zwar ein Vorteil, kann aber auch zum Nachteil werden, wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten.
Dann benötigen Sie einen Wartungsvertrag, der zusätzliche Kosten verursacht. Dieser Vertrag deckt in der Regel keine Ersatzteile ab, sodass defekte Komponenten nach Ablauf der Garantie auf Ihre Kosten ersetzt werden müssen.

❌ Nachteile im Überblick :

• Hoher Anschaffungspreis,
• Risiko, dass die Maschine bei steigendem Bedarf nicht mehr ausreicht,  
• Wartungsvertrag auf Anfrage, Ersatzteile nicht inbegriffen,
• Instandhaltung und Lebensdauer liegen vollständig in Ihrer Verantwortung.

Miete einer Kaffeemaschine: flexibel und anpassbar

Wenn Sie eine Kaffeemaschine für Ihr Unternehmen mieten möchten, sollten Sie einige Punkte beachten.

Die Vorteile der Miete einer Kaffeemaschine 

Während der Kauf langfristig die günstigste Lösung ist, ist die Miete einer Kaffeemaschine kurzfristig die kostengünstigere Option. Es gibt keine Unsicherheit bezüglich der Amortisierung, da keine Investition nötig ist. Sie müssen keine hohe Summe auf einmal bereitstellen. Auf Wunsch kann ein Münzsystem installiert werden, um den Kaffee teilweise oder vollständig zu refinanzieren.

Die Miete einer professionellen Kaffeemaschine ist eine flexible Lösung, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie eine größere Maschine benötigen oder auf einen Automaten umsteigen möchten, können Sie das Mietmodell jederzeit wechseln.
Sie bleiben nicht an ein veraltetes Gerät gebunden. Sie profitieren von modernen Maschinen mit aktueller Technik, die jederzeit Ihrem Bedarf und Geschmack entsprechen.

Der Mietvertrag umfasst die regelmäßige Wartung der Maschine und sorgt dafür, dass Sie sich um nichts kümmern müssen. Sie genießen einfach Ihren Kaffee, der Anbieter übernimmt den Rest.
Auch die Entsorgung oder der Austausch am Ende der Nutzungsdauer wird vom Anbieter übernommen, da die Maschine nur für einen bestimmten Zeitraum vermietet ist.

Manche Anbieter, wie Pleyce, ermöglichen es Ihnen, verschiedene Modelle von Kaffeemaschinen zu testen, bevor Sie sich entscheiden. So finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

✅ Vorteile im Überblick : 

• Flexible Lösung, anpassbar an Ihren Bedarf,
• Moderne Maschinen mit aktueller Technik,
• Kurzfristig günstiger als Kauf oder Leasing,
• Regelmäßige Wartung inklusive, 
• Keine Verpflichtung zur Instandhaltung oder Nachbestellung von Verbrauchsmaterial,
• Austausch oder Rückgabe der Maschine nach Ablauf des Mietzeitraums durch den Anbieter.  

Die Nachteile der Miete einer Kaffeemaschine

Langfristig ist die Miete einer Kaffeemaschine für Unternehmen weniger wirtschaftlich als der Kauf. 

Außerdem bedeutet Miete immer eine Vertragsbindung. Sie verpflichten sich für einen bestimmten Zeitraum gegenüber dem Anbieter. Bei Pleyce wird die Vertragsdauer individuell festgelegt, um Ihnen möglichst viel Flexibilität zu bieten. Dennoch bleibt es ein Vertrag, der Sie für eine bestimmte Zeit bindet.

❌ Nachteile im Überblick :

• Vertragsbindung mit festgelegter Laufzeit,
• Langfristig teurer als der Kauf.

💡 Alles, was Sie über die Miete einer Kaffeemaschine wissen müssen. Lesen Sie unseren Praxisleitfaden : Wie funktioniert die Miete einer Kaffeemaschine für Ihr Unternehmen ?   

Bereitstellung der Kaffeemaschine: Bezahlung nach Verbrauch

Die Nutzung des Depotmodells für eine Firmenkaffeemaschine – welche Faktoren sollten Sie bei dieser Wahl berücksichtigen?

Die Vorteile des Bereitstellungmodells für Kaffeemaschinen 

Beim Depotmodell für Kaffeemaschinen stellt der Anbieter kostenlos eine Kaffeemaschine oder einen Kaffeeautomaten im Unternehmen bereit. Dieses Modell wird auch als Vollservice-Lösung bezeichnet.

Sie bezahlen nur den Kaffee, den Sie verbrauchen. Es ist keine Investition nötig, weder für den Kauf noch für eine monatliche Miete. Ohne die Maschine zu mieten oder zu kaufen, profitieren Sie von allen Serviceleistungen rund um die Kaffeemaschine. Der Anbieter kümmert sich um Lieferung, Installation, Anschluss, Nachschub an Kaffee und Verbrauchsmaterialien wie Filter, Becher oder Zucker sowie um Wartung und Pflege.

Sie verfügen über eine Kaffeemaschine im Büro, ohne Kosten oder Aufwand für die Verwaltung. 

✅ Vorteile im Überblick : 

• Kostenlose Kaffeemaschine im Unternehmen,
• Bezahlung nach tatsächlichem Verbrauch, 
• Keine Verpflichtung zur Wartung oder Instandhaltung,
• Pflege und Austausch der Maschine liegen beim Anbieter.  

Die Nachteile des Bereitstellungmodells für Kaffeemaschinen 

Eine kostenlose Kaffeemaschine, mit der Sie von allen Serviceleistungen profitieren können? Ja, aber dieses Modell hat auch einige Nachteile. 

Die Maschine ist kostenlos, aber im Gegenzug legt der Anbieter die Preise fest und behält die Gewinne.
Während beim Kauf oder bei der Miete einer Maschine ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden den Kaffee verkauft, die Einnahmen selbst behält, ist das beim Depotmodell nicht der Fall.
Alle Zahlungen gehen vollständig an den Anbieter als Gegenleistung für die Bereitstellung der Maschine.

Außerdem lohnt sich das kostenlose Depotmodell nur für Anbieter, wenn im Unternehmen eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden vorhanden ist, damit ein ausreichendes Verkaufsvolumen gewährleistet ist.
Unterhalb einer bestimmten Rentabilitätsschwelle ist dieses Modell nicht sinnvoll. Das Depot einer Kaffeemaschine eignet sich besser für Unternehmen mit mehr als 40 Mitarbeitenden.

Beim Depotmodell oder bei einem Kaffeeautomaten werden die Preise vom Anbieter festgelegt. Sie haben daher keinen Spielraum, und diese Preise sind in der Regel recht hoch. Schließlich kann die Bezahlung nach Verbrauch bei starken Preisschwankungen Ihre Ausgaben zusätzlich belasten.

❌ Nachteile im Überblick :

• Höherer Preis im Vergleich zur Miete,
• Preis pro Tasse wird ausschließlich vom Anbieter festgelegt,
• Gewinne aus dem Kaffeeverkauf gehen vollständig an den Anbieter,
• Mindestverbrauch wird vom Anbieter vorgegeben (Rentabilitätslogik),
• Eingeschränkte Modellauswahl, insbesondere bei geringem Verbrauch. 

Vergleich: Kauf, Miete oder Bereitstellung einer
Firmenkaffeemaschine – Übersichtstabelle 

	Kauf	Miete	Bereitstellung
Eigentum an der Maschine	Unternehmen (Sie)	Anbieter der Kaffeemaschine	Anbieter der Kaffeemaschine
Wartung und Instandhaltung	Unternehmen, außer es wird ein zusätzlicher Vertrag mit dem Anbieter abgeschlossen (gegen Aufpreis)	Anbieter der Kaffeemaschine	Anbieter der Kaffeemaschine
Kaffeelieferung und Nachschub	Unternehmen, außer es wird ein zusätzlicher Vertrag mit dem Anbieter abgeschlossen (gegen Aufpreis)	Anbieter der Kaffeemaschine	Anbieter der Kaffeemaschine
Flexibilität des Angebots	Nein	Ja	Ja
Vertragsbindung	Nein, außer bei zusätzlichem Wartungs- oder Liefervertrag	Ja	Ja
Kostenloser Test der Maschine	Nein	Ja	Nein
Lieferung, Installation und individuelle Einstellungen	Ja, außer professionelle Barista-Einstellungen	Ja	Ja
Kaffeepreis im ersten Jahr	Hoch	Mittel	Hoch
Kaffeepreis im fünften Jahr	Niedrig, da die Maschine bereits amortisiert ist.	Mittel bis ähnlich wie im ersten Jahr (abhängig von Preisentwicklung oder Maschinenwechsel)	Hoch, ähnlich wie im ersten Jahr (abhängig von den Preisänderungen des Anbieters)

💡 Für weitere Informationen über die Preise einer Kaffeemaschine im Unternehmen. Lesen Sie unseren Praxisleitfaden : Wie viel kostet eine Kaffeemaschine für das Büro ?

Wir hoffen, dieser Vergleich zwischen Kauf, Miete und Bereitstellung einer Kaffeemaschine hilft Ihnen bei Ihrer Entscheidung.

Unser Expertenteam unterstützt Sie gern dabei, Ihre Anforderungen zu analysieren und die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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